如何從零開始建立質(zhì)量管理體系？

發(fā)布日期：2023-10-19 作者：點擊：

在現(xiàn)代日趨激烈的企業(yè)競爭中，產(chǎn)品或服務的質(zhì)量顯得愈發(fā)重要，質(zhì)量是企業(yè)生存之本這句話毫不夸張，企業(yè)對自身的經(jīng)營管控決定其提供的生產(chǎn)或服務的質(zhì)量，優(yōu)秀、先進的管理產(chǎn)生優(yōu)秀的質(zhì)量，企業(yè)自身的質(zhì)量管理體系就顯得尤為重要。

那么如何從零開始建立質(zhì)量管理體系？下面我們分享一下。

當一個組織從零開始建立質(zhì)量管理體系，或者推翻既有體系重建一個全新的質(zhì)量管理體系時，往往需要一個經(jīng)驗豐富的質(zhì)檢經(jīng)理來確保工作順利有效。

質(zhì)檢經(jīng)理通常會將這種從零開始建立質(zhì)量管理體系視為自己大施拳腳，一舉給組織高層留下深刻印象的大好機會。

然而，在這種思想下建立的質(zhì)量管理體系往往會忽視根本，超出預算，體系建得過于復雜或花里胡哨，不能滿足組織的真正需要。如下四項基本原則可以幫助質(zhì)檢經(jīng)理在空白“畫布”上描繪質(zhì)量管理體系的宏偉畫卷。

1、簡化程序

如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求？

最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會把盡量多的要求納入到一個程序中。我見過不少因程序過多而夭折的新組織，其程序的復雜程度遠遠超出了法律法規(guī)的要求。

“出于一致性、符合性、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進行統(tǒng)計，公司程序就走向了極端。

對于那些創(chuàng)建了過多程序的質(zhì)檢經(jīng)理，我有3條建議：

第一，識別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序。

第二，識別必備程序中哪些可以歸并到一起。

比如，完全沒必要對糾正活動（CA）和預防活動（PA）采用兩道程序。可以把兩道程序合并為“糾正和預防”（CAPA）這一道程序。

最后，評估經(jīng)過上述步驟選出的程序。

識別哪些將真正簡化組織程序。另外，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了，還是增加了他們的工作量。

質(zhì)檢經(jīng)理還要遵守這樣的規(guī)則：

如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。

比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序（SOP）”，就不要規(guī)定什么時候澆、怎么澆，僅僅簡化為：保持辦公室綠植不死。買些仙人掌之類的綠植放在辦公室。要是不小心連仙人掌都養(yǎng)死了，那就再買些絲綢布花，最后給自己寫份糾正和預防程序（CAPA）。

2、避免法律法規(guī)條款堆砌

在我的職業(yè)生涯早期，有過一些在小型組織中從零開始創(chuàng)建質(zhì)量管理體系的經(jīng)歷，現(xiàn)在看來并不成功。如今重新審視這些SOP，我發(fā)現(xiàn)，它們僅僅對法律法規(guī)進行了概括，可是為了達到法律法規(guī)要求應設置的具體操作程序卻沒有提到。

我認為這些SOP犯了“堆砌法律法規(guī)條文”的錯誤。意思是它們充斥著冗長的、令人費解的法律法規(guī)措辭，但文件的真正內(nèi)容卻不清楚。法律法規(guī)條文堆砌的做法將使工作陷入困境，然而組織高層卻喜歡在建立工作程序時這樣做。

法律法規(guī)通常寫得很寬泛。盡管有詳細的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對法律法規(guī)的解釋，而簡單地將條款復制粘貼到自己的工作程序中。在政府監(jiān)管者看來，廠商把程序文件寫成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么，所以打算原封不動復制粘貼你的要求，這樣你肯定高興?！?/span>

很多組織在建立質(zhì)量管理體系時花費了大量資源，比如從別的項目調(diào)配人員、雇用咨詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進行了同義詞的替換，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮制自己的學期報告一樣。

程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規(guī)條文來給合作伙伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致、簡單易懂、一步接一步的程序。

3、突破質(zhì)量術(shù)語縮寫困境

我曾與不同背景的伙伴共事過——有些伙伴工作的領(lǐng)域如航天、醫(yī)學、自動化等并不在FDA的范圍內(nèi)，有時合作伙伴對行業(yè)內(nèi)的特定術(shù)語不熟悉，但我們往往會忽視了這一點。

有一次，在設計體系框架時，我們逐一征求意見。輪到一個沒有FDA背景的新伙伴詹姆士時，我問他，對在作為QMS一個組成部分的NPD中運用PDP、SOP和DES程序怎么看？

詹姆士只是茫然地看著我們拋給他的這些縮寫，直到我向他解釋了縮寫的釋義，他才明白。事后，我總結(jié)了一套質(zhì)量術(shù)語縮寫表，使缺少質(zhì)量背景的人在類似的討論中不再茫然。

實際上，為應對質(zhì)量術(shù)語縮寫的困境，還有很多辦法。如，在一份文件中反復提及術(shù)語全稱。這也許看上去很累，但可以讓任何知識背景的人都能理解。

一個更好的辦法是，為每位員工提供一份包括術(shù)語準確釋義的縮寫詞備忘單放在他們的辦公桌上，以便隨時查看。這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義，那么最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。

4、文件流轉(zhuǎn)“加速跑”

想象一下這樣的情形：你花費了數(shù)周建立起了一套CAPA程序，在你眼里，它不止完美，簡直是一件藝術(shù)品。你填好文件變更控制表，把打印的文件送入審核批準程序。你相信在這套審批流程中，運營經(jīng)理會把你的文件及時送給監(jiān)管經(jīng)理，再送給工程經(jīng)理?？蓛芍苓^去了，音訊皆無，最后你發(fā)現(xiàn)，文件依然還在運營經(jīng)理桌上，被壓在一堆其他文件下面。你意識到，為了加快獲得批準，你需要挨個跑部門盯流程。

對于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡化流程最有效的辦法。工作的所有需求都能在這套操作性很強的系統(tǒng)中實現(xiàn)——生成審批郵件、監(jiān)控流程關(guān)鍵點、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質(zhì)文件。建設一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴，但是，從長遠看，為了高效、省時，投資這樣的系統(tǒng)無疑是值得的。

然而，即使組織可承擔巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取。比如，在一個以盡快建立實施質(zhì)量管理體系為目標，且文件審批人員集中在一起辦公的組織，無紙化辦公就不實用。當組織首次建立質(zhì)量管理體系時，并不是越強大、越快、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據(jù)組織的規(guī)模、對電子文檔管理系統(tǒng)的預期來確定。

在急急忙忙建立體系和程序之前，質(zhì)檢經(jīng)理應該問一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎？審核員要經(jīng)過多少道程序才能驗證系統(tǒng)的符合性？如果體系運行一年之后失敗了怎么辦？

不急于行動，多問幾個為什么，堅持以簡單的方式做事，就能簡化工作程序，創(chuàng)建更好的工作流程。而關(guān)注如上四項基本原則會幫助我們做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。

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